Dutch Grand Prix vanuit ons perspectief
We mogen terugkijken op een zeer geslaagd weekend: de Dutch Grand Prix (DGP). Het is goed en veilig verlopen en als kers op de taart won ‘onze’ Max de race. Het succes is mede te danken aan alle samenwerkende partijen - zowel in de voorbereiding als tijdens het evenement. Met een paar betrokken collega’s blikken we terug en vertellen zij hun ervaring.
Voorbereiding
Marc Verhaar: ‘In de voorbereiding was ik als beleidsadviseur MOTO betrokken bij de informatiesessie F1, die door de gemeente Zandvoort werd georganiseerd. Doel was om alle betrokken organisaties te informeren over de evenementen op het circuit en daarbuiten. Vanuit de brede groep netwerkpartners waren er ruim 100 deelnemers. Daarnaast hebben we op 24 augustus vier tabletops georganiseerd om de dienstdoende crisisfunctionarissen van het F1-weekend voor te bereiden. Deelnemers waren leden van het afstemmingsoverleg, CoPI, OT (inclusief RAC en stafsecties) en BT. De projectgroep bestond uit de gemeente, de politie-eenheid NH en verschillende disciplines van het VBK.’
Informatiemanagement
Vier informatiemanagers zorgden tijdens de DGP voor een duidelijk beeld op ieder moment. In het afstemmingsoverleg (foto 1) zat Daniel Rios Loogman, Ron de Vlieger nam deel in het CoPI en Imke Reininga was actief voor het kern-OT dat stand-by stond. Nick Oortwijn zorgde onder meer voor een goede preparatie van het LCMS. Graag delen zij hun aanpak en ervaringen.
Daniel Rios Loogman: ‘Alle incidenten gerelateerd aan de DGP vielen onder de verantwoordelijkheid van het afstemmingsoverleg en moesten op locatie afgehandeld worden. Als informatiemanager verzorgde ik het ‘multi-beeld’. Daardoor liepen we sneller door het overleg en konden we eerder tot besluitvorming overgaan. Ook hield ik vanuit mijn rol een kort lijntje met de OT (crisisorganisatie), die preventief in een kernbezetting aanwezig was op de Zijlweg.’
Nick Oortwijn: ‘Ik was onder andere verantwoordelijk voor het voorbereiden van het informatiemanagement, zoals het optuigen van de LCMS-omgeving en de accounts voor de DGP. Voorafgaand aan de overleggen haalden Daniel, Ron en ik alle informatie op. Via onze presentaties kregen zowel de mensen in het overleg als de meelezers in LCMS een goed en actueel beeld van de situatie ter plaatse. Daar hebben we zelfs nog een compliment van de NCTV voor gekregen.’
Nick Oortwijn: ‘Net als in een CoPI of in een OT, was er in het afstemmingsoverleg ook goed contact met de voorzitter om accenten aan te brengen. De deelnemers leverden keurig hun informatie aan, waardoor de beeldvorming compleet en compact gepresenteerd kon worden. Het is mooi om te zien dat de werkwijze en structuur die we hanteren bij een crisis, ook hier toepasbaar was. Dat bracht vaart in het overleg rond dit bijzondere evenement.’
Ervaringen
De DGP was een leerproces voor iedereen – op het gebied van zowel (koud) netcentrisch werken als informatiemanagement. Er had achteraf gezien in de voorbereiding nog meer aandacht mogen zijn voor rollen, verantwoordelijkheden en het creëren van bewustzijn over de toegevoegde waarde van informatiemanagement.
Daniel: ‘Het was voor ons de eerste keer dat dit evenement plaatsvond, en dat in coronatijd. Daardoor was de media-aandacht extra groot en lagen de spanningen hoog. Maar mede door een goede voorbereiding en nauwe samenwerking met alle partijen, kijken we tevreden terug.’
Hij vervolgt: ‘De beeldvorming in de media is soms anders dan de beleving in het afstemmingsoverleg op locatie. Dat was de eerste dag even zoeken. Maar door het bekijken van de camerabeelden en nauwe afstemming met de partners konden we hier snel op bijsturen. Het bleek een goede test voor onze werkwijze, om de leerpunten van elke dag snel toe te passen. Daar konden we de laatste dag de vruchten van plukken: het werd een geslaagd evenement zonder grote ongeregeldheden.’
Marc kijkt met tevredenheid terug op de voorbereidende activiteiten: ‘Via verschillende scenario’s en goede, scherpe discussies kregen de deelnemende teams duidelijkheid over procedures, gemaakte afspraken en taken, rollen en bevoegdheden. Ook kwamen er aandachtspunten aan het licht. Een punt ter verbetering is het vinden van balans in fysieke en digitale deelname. Vooral het plenaire deel was lastig te volgen via digitale deelname. Hopelijk kunnen we dergelijke activiteiten in de toekomst weer volledig fysiek organiseren. Dat werkt toch het prettigst.’
Ook Nick is positief: ‘De gevreesde mobiliteitsproblemen zijn uitgebleven, met dank aan de mobiliteitspartners zoals NS, ProRail en de wegbeheerders. Als Veiligheidsbureau hebben wij informatiemanagement en de kracht van een informatiemanager in het afstemmingsoverleg aangetoond. Het verzoek voor volgend jaar is al ingediend.’